REGULAMIN KORZYSTANIA Z PORTALU SPRAWOZDAWCZEGO ARES

I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1. Portal Sprawozdawczy ARES jest usługą świadczoną drogą elektroniczną. Niniejszy regulamin określa zasady i warunki korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną - za pośrednictwem Portalu Sprawozdawczego ARES.
2. Portal Sprawozdawczy ARES udostępniany jest przez Agencję Rynku Energii S.A., ul. Bobrowiecka 3, 00-728 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIII wydział gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000021306, zwaną dalej ARE.
3. Portal Sprawozdawczy ARES działa na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
4. ARE prowadzi działalność w zw. z ustawą z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 459 i 830) oraz odpowiednim Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na dany rok.
5. ARE jest Administratorem Danych Osobowych i przetwarza dane jedynie w celach związanych z działalnością portalu, na podstawie obowiązującego prawa.

II. DEFINICJE

Portal Sprawozdawczy ARES (serwis, Portal) - to e-usługi, zestaw aplikacji, które umożliwiają interakcję Administratora z użytkownikiem (podmiotem zobowiązanym do sprawozdawczości), metodą zdalną, dostępny pod adresem https://ares.are.waw.pl, którego administratorem jest ARE S.A.

e-usługi - zbiór usług umożliwiających interakcję z użytkownikiem za pośrednictwem Portalu, mających na celu zapewnienie możliwości realizacji obowiązku sprawozdawczego.

Respondent - przedsiębiorstwo prowadzące działalność gospodarczą, objęte obowiązkiem sprawozdawczym Programu Badań Statystycznych Statystyki Publicznej.

Użytkownik - osoba, korzystająca z przydzielonego konta na Portalu.

III. ZASADY KORZYSTANIA z e-usług w Portalu

1. Świadczenie Usług elektronicznych za pośrednictwem Portalu odbywa się przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, zapewniającego przetwarzanie i przechowywanie, a także wysłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2020 r., poz. 344 ze zm.).
2. Podmiot zobowiązany do sprawozdawczości (Respondent) lub jego przedstawiciel, mają prawo do korzystania z Portalu za pośrednictwem strony internetowej.
3. Korzystanie z Serwisu pozwala na autoryzowany dostęp do danych podmiotu przez Użytkownika w zakresie realizacji obowiązku sprawozdawczości, historii złożonych sprawozdań.
4. Dostęp do Portalu jest możliwy po zalogowaniu się przez Użytkownika na konto Respondenta po uzyskaniu danych do logowania od Administratora.
5. Do świadczenia usług drogą elektroniczną dochodzi poprzez rozpoczęcie korzystania z Portalu po zaakceptowaniu Regulaminu.
6. Użytkownik w celu uzyskania dostępu do Portalu podaje login i hasło.
7. Podczas pierwszego logowania zalecana jest zmiana hasła.
8. Hasło dostępu do konta jest alfanumeryczne i składa się z co najmniej 8 znaków, w tym z co najmniej 1 cyfry lub znaku specjalnego, co najmniej 1 dużej litery i co najmniej 1 małej litery. Użytkownik powinien zachować login i hasło do konta w poufności i nie udostępniać ich osobom trzecim. Użytkownik zobligowany jest do cyklicznej zmiany hasła. Rekomenduje się jego zmianę w odstępach co minimum 30 dni.
9. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnianie hasła oraz dostępu do konta Portalu osobom trzecim.
10. W razie zapomnienia indywidualnego hasła dostępu Użytkownik ma możliwość odzyskania dostępu do konta po kontakcie z pracownikami ARE.
11. W przypadku zgubienia hasła lub powzięcia informacji o przejęciu hasła przez osoby trzecie należy niezwłocznie zmienić swoje hasło dostępu bądź zgłosić ten fakt ARE - hasło dostępu do serwisu zostanie niezwłocznie zmienione lub konto zostanie zablokowane.
12. W przypadku rezygnacji z korzystania z funkcjonalności serwisu użytkownik zobowiązany jest do zgłoszenia tego faktu do ARE.
13. ARE zastrzega sobie prawo do blokowania kont Użytkowników w przypadku naruszenia zasad korzystania z niniejszego Regulaminu.
14. ARE nie ponosi odpowiedzialności za wykonywanie czynności w Portalu przez osoby trzecie, którym Użytkownik umożliwił dostęp do swojego konta.
15. ARE nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w udostępnianiu serwisu wynikające z przyczyn niezależnych od niego i za jakiekolwiek szkody, w tym też pośrednie, wynikające z przerwy w funkcjonowaniu serwisu wywołane koniecznością konserwacji serwisu lub czynnikami niezależnymi od ARE.
16. Złożenie sprawozdania (mającego status zatwierdzonego) w Portalu Sprawozdawczym jest równoznaczne z wypełnieniem obowiązku sprawozdawczego ciążącego na Respondencie.
17. Podczas komunikacji pomiędzy ARE, a Użytkownikiem, wykorzystywany jest zabezpieczony kanał szyfrowanej komunikacji.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników, które przetwarzane są w celu umożliwienia założenia konta oraz korzystania z funkcjonalności Portalu wskazanych w niniejszym Regulaminie zgodnie z art. 4 ust. 7 RODO jest ARE.
2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, Użytkownik może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem adresu email: iod@are.waw.pl.
3. Podanie danych przez Użytkownika, akceptacja niniejszego Regulaminu, i korzystanie z funkcjonalności Portalu jest całkowicie bezpłatne oraz dobrowolne.
4. W ramach korzystania z funkcjonalności Portalu, ARE będzie przetwarzało dane osobowe wprowadzone przez Użytkownika.
5. Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w celu umożliwienia skorzystania z funkcjonalności Portalu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jako administrator danych będący przedsiębiorcą, ARE ma prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej i tym samym przetwarzania tych danych w tym celu (art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest dochodzenie naszych roszczeń i obrona przysługujących praw). Ponadto przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) tj., w związku z ustawą z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej.
6. Dbamy o poufność danych Użytkowników, dlatego też z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących sprawach dotyczących prowadzonej działalności, jako przedsiębiorca, jak również realizacji praw Użytkowników, dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
   • dostawcom usług zaopatrujących ARE w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające zarządzanie organizacją (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, firmom kurierskim i pocztowym),
   • dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających ARE w dochodzeniu należnych roszczeń (w szczególności kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym).
7. Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są przez czas posiadania konta w Portalu, a następnie przez okres wynikający z dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów kodeksu cywilnego. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane te są usuwane lub poddawane anonimizacji. Użytkownikowi przysługuje także prawo do usunięcia danych osobowych z przydzielonego w Portalu konta. ARE zapewnia każdemu Użytkownikowi prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, żądania ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Jako Użytkownik możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec ARE sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień - skontaktuj się z Inspektorem Ochrony Danych bądź odwiedź nas w naszej placówce.
8. Informujemy także, że każdemu Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych - UODO.

IV. FUNKCJE Portalu Sprawozdawczego

1. Dostęp do pracy w systemie uzyskuje się korzystając z przeglądarki internetowej.
2. Rozpoczęcie pracy z systemem następuje przez zalogowanie się do Portalu, wypełniając pola tekstowe:
   Login - identyfikator stanowiący unikalny (odrębny) numer identyfikacyjny nadawany przez ARE instytucji obowiązanej do sprawozdawczości (Respondentowi).
   Hasło - hasło uprawniające do pracy w systemie.
3. Po zalogowaniu Użytkownik może korzystać z odpowiednich funkcji:
   • Złożenie sprawozdania statystycznego - poprzez wybranie odpowiedniego okresu sprawozdawczego. Złożone sprawozdanie może mieć następujący status:
     • wersja robocza - sprawozdanie zapisane w trakcie wypełniania, nieukończone lub zawierające błędy,
     • zatwierdzone przez respondenta - sprawozdanie zapisane przez użytkownika, nie zawierające nieakceptowalnych błędów weryfikacji, które respondent uznaje za kompletne,
     • zatwierdzone - sprawozdanie zaakceptowane przez opiekuna ze strony ARE. Sprawozdanie uznane za złożone prawidłowo.
   • Przeglądanie złożonych sprawozdań z poprzednich okresów sprawozdawczych.
   • Zmiana danych kontaktowych - pozostawienie informacji o osobie do kontaktu oraz możliwość pozostawienia informacji o aktualizacji danych teleadresowych.

REKLAMACJE

1. Reklamacje dotyczące świadczonych za pośrednictwem Portalu usług elektronicznych mogą być zgłaszane za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: ares@are.waw.pl
2. Reklamacje i uwagi dotyczące funkcjonowania Portalu, będą rozpatrywane najpóźniej w ciągu 14 dni od daty przesłania zgłoszenia.

ZAWARCIE I WYPOWIEDZENIE UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

1. W zakresie usług świadczonych drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu niniejszy Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2020 r., poz. 344 ze zm.).
2. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu zostaje zawarta pomiędzy ARE a Użytkownikiem z chwilą pierwszego zalogowania się Użytkownika do Portalu za pośrednictwem Konta.
3. Respondent, na którego nałożony jest ustawowo obowiązek statystyczny, nie ma możliwości wypowiedzenia ani usunięcia konta w Systemie. Użytkownik przydzielony przez Respondenta do obsługi konta może żądać zaprzestania przetwarzania swoich danych (o ile to możliwe ze względu na program badań). Konto Respondenta powinien przejąć w takiej sytuacji inny Użytkownik.
4. ARE może wypowiedzieć umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu z zachowaniem 30 dniowego terminu wypowiedzenia poprzez przesłanie Respondentowi stosownego oświadczenia.

V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Portalu w sposób zgodny z przepisami prawa obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, postanowieniami Regulaminu, a także do niedostarczania treści zabronionych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
2. W przypadku utraty lub podejrzenia utraty wyłącznej kontroli lub kradzieży danych służących do logowania, Użytkownik Konta jest zobowiązany niezwłocznie skontaktować się z ARE w celu zablokowania dostępu do Portalu.
3. ARE może zmienić niniejszy Regulamin w każdym czasie. Zmiany Regulaminu obowiązują po 14 dniach od ich publikacji w Portalu.
4. Rozpoczęcie korzystania z Portalu jest możliwe jedynie po zapoznaniu i akceptacji niniejszego Regulaminu. Korzystając w jakikolwiek sposób z Portalu, Użytkownik oświadcza i potwierdza, że zapoznał się z każdoczesną treścią Regulaminu, akceptuje jego postanowienia i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa polskiego.
6. Spory sądowe rozpatrywane są przez właściwy sąd powszechny określony według przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
7. Użytkownicy mogą nieodpłatnie uzyskać dostęp do Regulaminu w każdym czasie, za pośrednictwem odesłania internetowego (tj. linku) zamieszczonego na stronie głównej Portalu oraz sporządzić jego wydruk.
8. Wszelkie treści zawarte w Portalu, w tym tekst, grafika, logotypy, ikony, obrazy, zdjęcia, pliki z danymi, prezentacje, znaki handlowe stanowią przedmiot ochrony zgodnie z ustawą o prawie autorskim, a ich przetwarzanie, modyfikacja lub wykorzystanie na jakimkolwiek polu eksploatacji jest zabronione. Zawierając umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną Użytkownik nie nabywa prawa do ww. treści.

VI. WYMAGANIA TECHNICZNE

1. Świadczenie Usługi odbywa się przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, zapewniającego przetwarzanie i przechowywanie, a także wysłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jak również przy wykorzystaniu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (w szczególności telefonów komórkowych i stacjonarnych, tabletów, komputerów) i automatycznych systemów wywołujących zgodnie z ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.
2. W ramach korzystania z Portalu niedozwolone jest dostarczanie przez Adresata treści o charakterze bezprawnym, w tym:
   1. Informacji i danych spreparowanych w sposób stwarzający ryzyko naruszenia bezpieczeństwa informatycznego;
   2. Informacji naruszających prawa własności intelektualnej, w tym prawa autorskie i prawa do znaków towarowych Sprzedawcy lub osób trzecich;
   3. Innych informacji i danych naruszających bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
3. W celu korzystania z aplikacji konieczne jest spełnienie następujących warunków technicznych:
   1. posiadanie urządzenia komputerowego umożliwiającego korzystanie z przeglądarki internetowej wymienionej w pkt 3;
   2. posiadanie dostępu do Internetu gwarantującego nieprzerwany dostęp do aplikacji podczas korzystania z niej;
   3. używanie przeglądarki internetowej - obsługiwane programy to:
      • Mozilla Firefox (w najnowszej wersji);
      • Google Chrome (w najnowszej wersji);
      • Safari (w najnowszej wersji);
      • Edge (w najnowszej wersji);
   4. Użytkownik korzystający z aplikacji musi posiadać jedynie przeglądarkę internetową, o której mowa w pkt 3, z włączoną opcją obsługi Java Script i akceptacją tzw. "cookies";
   5. W przypadku korzystania przez Użytkownika ze sprzętu lub oprogramowania, które nie spełnia wymogów technicznych określonych w pkt. 3, ARE nie gwarantuje prawidłowości funkcjonowania Portalu i zastrzega, że może to mieć negatywny wpływ na jakość świadczonych usług.

Data publikacji Regulaminu: 12 czerwca 2024 r.